Les démarches qui peuvent parfois être liées à la vie de l’entreprise sont nombreuses. Heureusement, certaines d’entre elles peuvent être facilitées, notamment via la dématérialisation.
C’est le cas de la lettre recommandée électronique, qui possède la même valeur légale que le recommandé classique. Comment profiter des avantages relatifs à la lettre recommandée électronique en entreprise, et comment mettre en place cet outil ? C’est très simple, et c’est ce que nous allons voir à travers ces quelques lignes.
La lettre recommandée électronique : de quoi est-il question ?
La lettre recommandée électronique est similaire au recommandé en version papier, mais il existe une seule différence : il s’agit d’un format numérique, et donc entièrement dématérialisé. Cela présente, de ce fait, plusieurs avantages : il n’est plus nécessaire de se déplacer pour effectuer cette démarche, et il n’est plus obligatoire non plus de passer par une impression inutile. Mais comment cela fonctionne-t-il ?
Depuis le début de l’année 2019, la lettre recommandée électronique possède la même valeur juridique que la lettre recommandée traditionnelle. De nombreuses entreprises ont déjà mis en place un service leur permettant de faire parvenir des courriers recommandés à leurs partenaires ou encore à leurs clients.
D’autres outils permettent de faciliter la vie des entreprises, il est possible d’en découvrir certains sur cette page.
Quelles sont les obligations relatives à la lettre recommandée numérique ?
Si sa valeur juridique est indéniable, il est toutefois impératif de respecter certaines règles si l’on souhaite utiliser la lettre recommandée électronique en entreprise. Pour commencer, les coordonnées du prestataire chargé de l’acheminement du courrier numérique doivent être clairement identifiées. Il est question du nom, du statut juridique, mais aussi des adresses postales électroniques.
De la même manière, les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire doivent être précisées, ainsi que le statut de ces derniers. D’autres options sont disponibles, comme le choix relatif à l’avis de réception, ou la présence de garanties liées aux possibles vols ou pertes.
Une fois le courrier envoyé, l’opérateur choisi pour l’acheminement de la lettre recommandée électronique doit fournir à l’entreprise qui expédie un document qui précise le numéro de l’envoi, la date et l’heure du dépôt ainsi que le nom du prestataire qu a remis la lettre imprimée.
Durant toute l’année qui suit la réception du courrier, l’expéditeur a la possibilité de demander ce document à l’opérateur.
Quels services peuvent profiter de la LRE ?
Une grande partie des services des entreprises peuvent bénéficier des avantages de la LRE. C’est le cas notamment du département “achats”, par exemple dans les différents échanges avec les fournisseurs, les clients ou encore les créanciers et débiteurs.
Le département des ressources humaines peut, lui aussi, profiter de la LRE pour notifier ses employés. La particularité est, cependant, que ces derniers doivent être considérés comme des particuliers : il est donc important d’ajouter une clause d’agrément de réception de LRE dans les contrats.
Quels sont les avantages de la lettre recommandée dématérialisée pour les entreprises ?
L’utilisation de la lettre recommandée électronique pour les entreprises possède de nombreux avantages, à commencer par celui du gain de temps. L’entreprise a, par ailleurs, le choix entre une distribution par voie numérique ou physique. Dans tous les cas, il n’est plus nécessaire de se déplacer pour accomplir cette tâche.
En France, il faut savoir que la lettre recommandée est rendue obligatoire dans plus de 4 000 textes de loi et autres réglementations. Les relations avec les clients, les fournisseurs et les partenaires peuvent donc être largement facilitées par l’utilisation de la lettre recommandée électronique. Il est tout à fait possible d’en apprendre plus à ce sujet par ici.
L’organisation de la vie de l’entreprise est largement simplifiée : il n’est plus nécessaire de gérer les liasses et autres bordereaux qui permettent l’envoi de recommandés de manière traditionnelle : tout se fait de manière numérique. Le traitement administratif est donc largement facilité. L’entreprise peut alors se concentrer sur l’essentiel, à savoir son coeur d’activités.
